Castren & Snellman logo

Castren & Snellmanin sisäinen viestintä ja koulutus online-videomuodossa ”CTubessa”

Castren & Snellman on Suomen vanhin ja suurin asianajotoimisto. Yritys työllistää kolmessa toimipisteessään Helsingissä, Moskovassa ja Pietarissa yhteensä yli 120 juristia, 65 tukipalvelujen henkilöä.

Haaste

Castren & Snellmanin liiketoiminta perustuu alan parhaimpien ammattilaisten osaamiseen. Yritys auttaa asiakkaitansa laajalla palvelutarjoomalla kaikissa liikejuridiikan kysymyksissä nopeasti ja luotettavasti. Asiakastoimeksiannot ovat tyypillisesti erittäin paljon asiantuntemusta vaativia ja ne toteutetaan nopeassa aikataulussa. Merkittävä osa juristien työajasta kuluu useiden päällekkäisten asiakasprojektien parissa, jolloin aikaa talon sisäisiin asioihin jää suhteellisen vähän.

Castren & Snellmanin kasvu Suomen suurimmaksi asianajotoimistoksi edellyttää myös merkittävää panostamista niin palveluiden, prosessien kuin tukitoimintojenkin kehitystyöhön ydinliiketoiminnan häiriintymättä. Viimeisten vuosien aikana yrityksen strategiaa, palvelumalleja ja järjestelmiä onkin parannettu useasti. Uusia toimintamalleja ja järjestelmiä on jalkautettu usein eri tavoin hieman hankkeesta riippuen.

Merkittävänä haasteena on työntekijöiden saavutettavuus ja riittävän osaamistason varmistaminen esimerkiksi uuden prosessin tai tietojärjestelmän käytön yhteydessä. Lisäksi uusien työntekijöiden perehdytys vie poikkeuksetta merkittävästi HR:n ja työntekijän oman tiimin resursseja.

Alan parhaat ammattilaiset saadaan rekrytoitua ja viihtymään työssänsä hyvän työilmapiirin, ammattimaisen perehdyttämisen ja parhaiden työtapojen avulla. Siksi sisäinen viestintä ja koulutus vaativat aina uusimpia ja innovatiivisimpia toteutustapoja.

Ratkaisu

Castren & Snellmanin ja Dream Brokerin tiet kohtasivat ensi kertaa jo syksyllä 2010, jolloin innovatiivinen online-videoihin pohjaava uusi toimintamalli päätettiin myyntitilanteessa jättää vielä hautumaan tulevaisuuteen. Haasteina nähtiin vielä tuolloin sopivien sisällöntuottajaresurssien löytyminen sekä epävarmuus videoiden toimivuudesta perinteistä sisäistä viestintää ja koulutusta korvaavana ja tukevana vaihtoehtona.

Vuotta myöhemmin ajatus oli kuitenkin kypsynyt riittävästi ja kehitysyksikössä videot nähtiin jo suurena mahdollisuutena. Merkittävästi edelläkävijyyttä vaatinut päätös ratkaisun hankkimisesta tehtiin loppuvuodesta 2011, jolloin yhdessä Dream Brokerin kanssa sovittiin selkeät tavoitteet ensimmäiselle yhteistyövuodelle. Tärkeimmiksi tavoitteiksi nähtiin videoratkaisun muodostuminen keskeisimmäksi sisäisen viestinnän ja koulutusten jakelukanavaksi, sekä sisällöntuotannon hajauttaminen eri yksiköihin sen mukaan kenellä on vastuu kustakin prosessista tai järjestelmästä.

SharePoint-intranetin rinnalle päätettiin toteuttaa yritys-tube Dream Brokerin kanavakonseptia hyödyntäen. CTubeksi nimetty ja ainoastaan Castren & Snellmanin työntekijöiden käyttöön suojattu kanavasivusto toimii sekä videoiden keskitettynä jakelupaikkana että arkistona, josta videoita voidaan linkittää esimerkiksi osaksi Intran uutis- tai blogiosiota. Kanavalla uusimmat videot listautuvat automaattisesti etusivulle. Vanhemmat videot löytyvät sivun vasemman reunan kategorioiden alta jaoteltuna yrityksen Intraan luotujen luokitusten mukaisesti. Lisäksi näkymässä on kaikille Castren & Snellmanin työntekijöille avoimet osuudet palautteenantoa ja nopeita itsenäisiä tuotantoja varten. Dream Brokerin Lite-tuotantotyökalujen avulla kuka tahansa Castren & Snellmanin työntekijä voi helposti luoda esimerkiksi järjestelmä- tai prosessiohjeita sekä videoblogimerkintöjä muutamilla napin painalluksilla.

Nopeasti tuotettujen videoiden lisäksi yrityksen tukipalvelut vastaavat systemaattisemmasta videoiden tuotannosta. Uuden toimintamallin myötä kaikki tärkeimmät sisäiset tilaisuudet ja palaverit tallentuvat ja tulevat pian tilaisuuden jälkeen jakoon CTubeen. Uusimman suunnitelman mukaan myös yrityksen strategiaviestintää ja uusia toimintamalleja jalkautetaan sisäisen videokanavan kautta.

Hyöty

Yli 50 henkilöä työllistävissä asiantuntijaorganisaatioissa on tyypillisesti jo niin paljon laaja-alaista osaamista, että työntekijät omaksuu helposti suuria määriä tietoa vaikkapa uusiin järjestelmiin tai prosesseihin liittyen. Usein melko hallinnollisilta ja kaukana ydinliiketoiminnasta olevat substanssiasiat saavat vain liian vähän huomiota päivittäisessä työssä. Koko henkilöstön kokoaminen edes puolen päivän lähikoulutukseen voi olla jo mahdoton tehtävä erityisesti kiireisimpinä aikoina.

Dream Brokerin joustava online-videoratkaisu mahdollistaa erittäin helposti niin lähikoulutusten ja tiedotustilaisuuksien taltioinnin sekä niiden kevyen editoinnin, jolloin tilaisuuksien parhaista paloista ja tyypillisesti tilaisuuksien jälkeen kuvatuista puhujien kiteytyksistä voi katsoa jälkikäteen kaiken oleellisen vaikkei itse olisi päässytkään paikalle. Useissa käyttökohteissa, kuten esimerkiksi uusien tietojärjestelmien käyttöönotoissa, ei tarvita lähikoulutusta välttämättä lainkaan. Erittäin nopean ja yksinkertaisen sisällöntuotannon ansiosta videomateriaaleista on mahdollista tuottaa järkevällä työmäärällä niin kattavat, että koko henkilöstön koulutustarve täyttyy ilman erillisiä ja usein melko kalliita koulutusprojekteja.

Huomionarvoista on myös videomateriaalien skaalautuvuus koulutusten ja viestinnän toistettavuudessa. Kertaalleen viestitty tai koulutettu asia on CTuben kautta kaikkien yrityksen työntekijöiden ulottuvilla ajasta ja paikasta riippumatta. Tiiviiden videoiden avulla voi tarkistaa helposti esimerkiksi miten uusi asiakkuus avataan toiminnanohjausjärjestelmässä tai miten yrityksen parhaasta referenssistä voi kertoa potentiaaliselle uudelle asiakkaalle. Lisäksi CTubesta poimimiaan videoita voi helposti jakaa esimerkiksi oman tiiminsä uudelle työntekijälle perehdytyksen yhteydessä.

”Laajamittaisen online-videoviestinnän avulla saamme käyttöömme koko asiantuntijapotentiaalimme. CTube tehostaa merkittävästi tapaamme jakaa keskeistä osaamista koko organisaatiossamme.”

http://www.castren.fi/