Eltel Networks logo

Eltel utnyttjade onlinefilmer för att utbilda personalen i användningen av det nya intranätet


Eltel är norra Europas ledande Infranetföretag specialiserat på att planera, bygga och underhålla samhällets livsviktiga el- och telenät. Eltel har 8 060 anställda och omsätter ca MEUR 1 011.

Användningsområdet

Eltel förnyade sin intranätplattform till Microsoft Sharepoint 2010. Det nya intranätet utnyttjas i alla Eltels verksamhetsländer med lokalt innehåll och med en dedikerad sida för huvudkontorets kommunikation. Det nya intranätet innehåller inte bara relevant verksamhetsinformation för de anställda utan integrerar också en online samarbetsplattform för team att samarbeta över landsgränserna.

Det primära målet var att utbilda de internationella teamen i hur man använder Microsoft Sharepoint för att så snabbt som möjligt lansera det. Kommunikationsteamet är uppdelat i åtta länder och är ansvariga för det innehåll som finns i intranätet. Utöver detta är teamen ansvariga för det lokala innehållet på intranätet genom att följa Eltels grafiska anvisningar.

Lösning

Utbildningen av kommunikationsteamen baserades på korta informativa videor som Eltel producerade. Videorna var vanligtvis max 5 minuter i längd och skapades för att instruera teamen hur de lägger till innehåll, hanterar nyhetscentret och arbetsrummen. Exempel på innehållet av videorna var t.ex. konfiguration av sidorna, val av språk och tillämpning av lokalt innehåll

Skapandet av videoinstruktionerna var så pass lätt att Eltel bestämde sig att också utbilda andra delar av organisationen hur man utnyttjar nya intranätet. Tilläggsvideon skapades för mer allmänt syfte: hur intranätet fungerar, hur man använder basfunktionerna, hur arbetsrum kan göras mer personliga och hur man ändrar användarinställningar.

Videor användes också för att publicera det nya intranätet. Huvudsidan i intranätet innehöll en videohälsning av Eltel Networks CEO. CEOn berättade hurudana mål intranätet hade och alla de anställda fick samtidigt meddelande om att intranätet är färdigt och stöds av ledningen.

Som ett alternativ till ett FAQ (frequently asked questions), skapade Eltel ett bibliotek av videor var alla videor var tillgängliga för intranät användarna. Alla frågor som hade att göra med intranätet svarades i videoformat och dessa videon användes dessutom för utbildning. Videorna listades i en logisk ordning så att de skapade en kronologisk inlärningsprocess.

Kundnytta

Tidsåtgången för skapandet av videos var kritiskt för att de inte kunde skapas före intranätet var färdigt. Dessutom var publiceringen av intranätet nästan färdigt och ingen tidigare dokumentation hade gjorts. Med hjälp av Dream Brokers lösning var det möjligt att skapa instruktionsvideorna med en kort tidtabell och alla videos var klara inom två veckor.

Kommunikationsteamen kunde alla utbildas samtidigt och inom samma tidsperiod oberoende av tidszon eller geografisk plats trots att tidsschemat var pressat.

Via videor var det dessutom möjligt att beskriva processer I helhet. Istället för att enbart skapa videor till hur man teknisk utnyttjar intranätet, skapades videor för att förklara helheten av intranätet och dess möjligheter, hur man utnyttjar systemet på bästa sätt. Videorna stödde såklart kommunikationsteamen men ännu viktigare stödde det slutanvändarna i användingen.

Summa summarum, genom att berika innehållet I intranätet ökade användningsnivån av intranätet som helhet. Videor är ett mycket bra verktyg för att skapa mer dynamiskt innehåll för slutanvändarna. När man använder video på intranätets sidor, används mer tid i intranätet och användningen blir mer aktiv.

Kunden

“Videorna var så effektiva att vi bestämde oss att utbilda hela personalen istället för bara kommunikationsteamen”.

– Carlos Canto, Development Manager, Eltel Networks

Ett exempel på en videoinstruktion Eltel Networks skapade

www.eltel.fi