Castren&Snellman logo

Företagstube för intern kommunikation och kunskapsdelning

Castren & Snellman är Finlands äldsta och största advokatbyrå. Företaget anställer över 100 advokater och 40 administrativa arbetare i tre ställen: Helsingfors, Moskva och St. Petersburg.

Utvecklingsområde

Castren & Snellmans verksamhet är uppbyggt på kunskapen av de mest begåvade i deras bransch. Företaget är känt för dess breda sortiment av tjänster och för deras leveranstid samt deras pålitliga experttjänst. Deras kunduppdrag är vanligen mycket krävande och utförs dock inom snabb tidtabell. Största delen av advokaternas tid går till att sköta många kunduppdrag samtidigt och därför är tiden man kan spendera på in-house frågor ganska begränsat.

För att det möjliggöra den snabba växten och för att bli Finlands största advokatbyrå har det krävt stora investeringar i utvecklingen av tjänsterna, processer och stödfunktionerna, utan att rubba kärnverksamheten. Under de senaste åren har företagets strategi, tjänstemodeller och datasystem förbättras flera gånger. Nya processer och system har implementerats på olika sätt beroende på projektet, utan att ha en klar standardiserad modell på hur man utför utbildningen och den interna kommunikationen.

En signifikant utmaning har varit att nå alla anställda och säkerställa en tillräcklig kunskapsnivå när en ny process eller datasystem har implementerats. Utöver detta har det tagit mycket tid och resurser av HR och den nya anställdas team med tanke på introduktionsprocessen och utbildningen.

De bästa experterna kan endast rekryteras och hållas lojala genom att ha en bra arbetsatmosfär, en professionell introduktion och de bästa arbetsprocesserna. För att nå detta behövs det de modernaste och mest innovativa metoder för intern kommunikation och utbildning.

Lösning

Castren & Snellman och Dream Broker träffades första gången hösten 2010 och lämnade efter sig en innovativ verksamhetsmodell som baserade sig på online filmer. 2010 höstens utmaning var att identifiera personer som skulle fungera som film material producenter och dessutom var det en fråga om osäkerheten med hur bra online filmer skulle ersätta de mer traditionella möjligheterna för intern kommunikation och utbildning.

Ett år senare hade dock idén mognat tillräckligt och utvecklingsenheten i Castren & Snellman såg online filmerna som en ypperlig möjlighet, även hos denna traditionella spelaren i advokat branschen. Banbrytaren skaffade Dream Brokers lösning i slutet av 2011, när de två företagen bestämde genomskinliga mål för första årets samarbete. Det mest centrala målet var att ha online film lösning som bas för intern kommunikation och utbildning och spridande av innehållsproduktionen till alla avdelningar som var ansvariga för varje process och system.

För att stöda deras Sharepoint intranät, bestämdes det att skapa en “Företags Youtube” genom att utnyttja Dream Brokers kanal koncept. Kanalen med namnet CTube, var enbart tillgänglig för de anställda hos Castren & Snellman och fungerade som en central film distributions site och arkiv. Härifrån kunde filmerna länkas till t.ex. Intranätets nyheter eller blog ställe. I kanalen kommer alltid den nyaste filmen på sitens framsida. Äldre filmer hittas under olika kategorier som visas på sitens vänstra sida, som är i enhet med Intranätets kategorier. Förutom detta, finns det en kategori for Castren & Snellmans anställda, var det finns möjlighet för återkoppling eller självständigt skapa egna filmer. Med hjälp av Dream Brokers Lite produktions verktyg, kan alla anställda lätt skapa program eller process instruktions filmer och filmbloggar bara via ett par clicks.

Förutom de snabbt producerade filmerna, är stödfunktionerna I Castren & Snellman ansvariga för en mer systematisk produktion. Utöver en implementation av en ny verksamhetsmodell, kommer alla mest relevanta funktioner och interna möten inspelas och sedan snabbt lanseras i CTube. Enligt den nyaste planen, kommer dessutom företagets nya strategi och tjänstemodeller att implementeras via den interna företagskanalen.

Kundfördelar

I en expert organisation med mer än 50 personer finns det vanligtvis en mycket bred kunskapsbas och även de anställda måste assimilera en stor del av information med tanke på nya system och processer. Oftast får de administrativa uppgifterna som inte har att göra med kärnverksamheten mycket lite uppmärksamhet. Att samla alla de anställda för även en halv dags närutbildning kan vara omöjligt, speciellt under de brådskande tiderna.

Dream Brokers flexibla online film lösning möjliggör det att mycket simpelt inspela och lätt redigera utbildningstillfällen och meddelanden. Detta resulterar till att de bästa bitarna och i många tillfällen de sammanfattningar som man spelar in efter tillfället finns tillgängligt för de anställda som inte hade möjlighet att delta i det originella tillfället. Detta leder till att de anställda är har den nyaste informationen oberoende av var personen är. I många fall betyder detta att t.ex. vid implementation av nya datasystem behövs inte ens närutbildning överhuvudtaget. Tack vare den snabba och simpla filmproduktions metod kan man skapa fullständiga instruktionshelheter så att de anställdas behov för utbildning kan ske utan dyra utbildningsprojekt och dessutom med en måttlig personalresurs.

Anmärkningsvärt är dessutom skalbarheten man när genom repetition av online film materialet. Något som engång redan har kommunicerats eller utbildats via film är tillgängligt för de anställda oberoende av tid eller plats via CTube. Med kompakts filmer, kan man lätt granska hur en ny kund skapas i företagets ERP system eller hur företagets bästa referens kan utnyttjas när man diskuterar med en potentiell kund. Dessutom kan man lätt dela med sig dessa filmer med sina nya kolleger för att hjälpa till med introduktionen.

http://www.castren.fi/