Byrokratian Yksinkertaistaminen Videoiden Avulla
|
Lempäälä on 23 000 asukkaan kunta Pirkanmaalla. Yritykset ja yrityskulttuuri ovat Lempäälälle tärkeitä ja siksi se onkin valittu vuoden elinkeinokunnaksi useaan otteeseen.
Lempäälän kunnan muutoksenhallintaprosessissa johtamisviestintä on valittu tärkeimmäksi kehitysalueeksi. Kuntahallinnon sisäisten keskustelujen jälkeen, Lempäälä päätti ottaa online-videot käyttöön jokapäiväisessä viestinnässään.
”Olemme pohtineet sitä, että viesti muutoksen aikana täytyy olla vahvaa ja selkeää, ja videot ovat oiva väline viestiä meidän 1500 työntekijän ja 23 000 asukkaan kanssa.”
Dream Broker tarjosi mahdollisuuden kokeilla Studiota ja testattuaan ohjelmistoa todellisessa ympäristössä sekä eri tilanteissa, Lempäälän kunnan johtoryhmältä poistui ennakkoluulot siitä, kuinka helppoa videoiden tekeminen oikeasti on. Pian tämän jälkeen he alkoivat käyttää videoita sisäisessä viestinnässä ja huomasivat, että kaikista aktiivisimmat käyttäjät olivat koulutussektorilta. Koulutussektorilla työntekijät käyttävät videoita muun muassa ilmoittaessaan loma-ajoista sekä sisäisistä ohjeistuksista. Kaupunkisuunnittelun ja kaavoituksen saralla laissa todetaan, että prosesseista sekä suunnitelmista on informoitava kaikkia alueen asukkaita. Suunnitteluyksikön tiimi havaitsi, että videot olivat paras työkalu tähän tarkoitukseen.
Lempäälän kunta näkee videoiden käytössä monia etuja sekä hyötyjä. Videoiden käyttäminen säästää huomattavasti työaikaa ja kun viesti menee oikeasti perille ja henkilökohtaisesti kerrottuna, sähköpostikyselyiden ja puheluiden määrä vähenee merkittävästi. Tämä antaa myös työntekijöille vahvistusta siitä, että heidän työllään on oikeasti merkitystä, sillä he pystyvät seuraamaan sitä kuinka moni on katsonut heidän videonsa ja kuinka moni on käynyt heidän viestinsä äärellä.
Yleinen mielipide ja ajatus kuntaorganisaatioiden toiminnasta on se, että toiminta on hyvin byrokraattista ja että kunnalta tuleva viesti on vaikeasti ymmärrettävää.
”Kun videot otettiin käyttöön, niistä tuli työväline, jonka avulla pystymme kertomaan selkeästi mitä tietty päätös tarkoittaa ja mihin se tulee johtamaan kuntalaisten arjen näkökulmasta.”
Tulevaisuudessa Lempäälä haluaa olla tunnettu kuntana, joka aidosti etsii ratkaisuja ja menee niitä kohti erilaisilla sekä innovatiivisilla työskentelytavoilla.
Heidi Rämö
Kunnanjohtaja
Lempäälän kunta
